METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P., empresa domiciliada en la ciudad de Cúcuta, identificada con el NIT 890.208.316-6, ubicada en la calle 31a # 26 -15 oficina 504 Floridablanca, Santander, es una compañía comprometida y responsable con la privacidad y seguridad de los datos personales de sus empleados, accionistas, proveedores, consultores, contratistas, asesores, sociedades vinculadas, ex contratistas, ex empleados y otros, los cuales han sido y son recolectados por la compañía en virtud del desarrollo de su objeto social y de las relaciones administrativas, comerciales, civiles, laborales y demás que en virtud de este se establecen.
En los términos de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que apliquen y dicten disposiciones generales para la protección de datos personales, se ha adoptado la siguiente “POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”, mediante la cual, todas la personas relacionadas de forma directa o indirecta con esta sociedad y cuyos datos personales actualmente o en el futuro se encuentren en las base de datos de METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P.,podrán conocer el procedimiento de recolección, conservación, tratamiento y supresión de los Datos Personales, así como los derechos, garantías y mecanismos para hacerlos efectivos.
La información suministrada por el titular será incluida en nuestra base de datos y será utilizada para los siguientes fines: En general:
De manera general, METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P., llevará a cabo el tratamiento de los datos personales almacenado en sus bases de datos con las siguientes finalidades (finalidades listadas y descritas en el RNB de la Superintendencia de Industria y Comercio SIC http://www.sic.gov.co/registronacional-de-bases-de-datos):
Aun así, METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P., llevará a cabo el tratamiento de los datos con las siguientes finalidades específicas, las cuales se alinean de forma integral con las anteriores mencionadas:
Para accionistas:
En caso de ser accionista de la compañía, los datos personales serán utilizados para remitir las convocatorias a las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General de Accionistas, dar aviso de notificación del decreto y reparto de utilidades de la compañía, así como del pago de dividendos correspondiente y, en general, enviar comunicaciones por parte de la administración de METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P.
Para proveedores y contratistas:
En este caso, los datos personales serán utilizados para efectuar actividades de compras de bienes y servicios, notificar del pago de las obligaciones a cargo de METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P., evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados y, en general, enviar comunicaciones de su interés.
Para empleados:
Los datos personales serán almacenados como información de contacto y perfil de todos los empleados y exempleados directos de la compañía con la finalidad de cumplir sus obligaciones como empleador y mantener información fidedigna sobre el personal que labora o ha laborado en la compañía.Adicionalmente, los datos personales de los empleados y exempleados serán utilizados para el envío de comunicaciones relacionadas con asuntos laborales y de interés de la compañía.
En todos los casos, la información y datos suministrados podrán ser objeto de transmisión y/o transferencia a terceros países, para la ejecución de las actividades relacionadas con la sociedad y/o con el tratamiento antes descrito.
METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P., es el responsable del tratamiento de los datos personales de sus empleados, accionistas, proveedores, consultores, contratistas, asesores, sociedades vinculadas, ex contratistas, exempleados, entre otros, por esta razón obrará en cumplimiento de las obligaciones que se deriven de esta condición.
Lo dispuesto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales será extensivo y obligatorio para quienes representen a la sociedad o a quienes esta contrate en el futuro para el ejercicio de su representación o desarrollo de su objeto social, incluyendo sus filiales y subsidiarias, los cuales deberán obrar conforme a los procedimientos y políticas de protección de datos personales diseñados e implementados por METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P.
El tratamiento de los datos personales deberá hacerse en los términos y alcance de la autorización emitida por el titular de los datos personales o en los términos establecidos en la legislación vigente para el efecto.
METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P., empresa identificada con el NIT. 890.503.900-2,constituida mediante escritura pública número 0947 de la Notaria 5 de Bucaramanga, inscrita en la Cámara de Comercio de Bucaramanga, con domicilio en la calle 31 a 26-15 oficina 504 de la ciudad de Floridablanca, teléfono (7) 6384935 y dirección de correo electrónico metrogas@metrogassaesp.com, a través de su Dirección Financiera y Administrativa, será la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados, en conjunto con los encargados definidos por la alta dirección en función del inventario de bases de datos.
Las actividades de recolección y almacenamiento de datos personales se podrán realizar a través de correo físico, electrónico, mensajes o cualquier mecanismo digital o semejante de comunicación conocido o a través del suministro voluntario y directo que el titular de los datos personales hace a METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P., (autorización del tratamiento de datos), por los diferentes mecanismos antes mencionados.
Una vez METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P., recolecte la información podrá almacenar los datos suministrados en bases de datos de tipo física o electrónico.
Los datos personales almacenados por la empresa METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P., dependen de la relación directa o indirecta que el titular tenga con la compañía. De acuerdo con el tipo de relación se podrá obtener por parte del titular su nombre, dirección, número telefónico, dirección de residencia, correo electrónico, fecha de nacimiento, actividad profesional, entre otras, información que será usada para la finalidad descrita en la presente política de privacidad y de protección de datos personales.
De resultar necesario, METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P., almacenará y tratará los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, únicamente cuando los mismos sean de naturaleza pública, previa autorización de su representante legal y garantizando siempre el respeto a los derechos prevalentes e intereses superiores de los menores.
Cada dato personal que vaya a ser utilizado por METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P., debe contar con una autorización y la misma se debe obtener del titular de manera previa y a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, ya sea de forma: (i) oral; (ii) escrita; (iii) mediante conductas del titular del dato que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización; (iv) mediante el diligenciamiento de los diferentes formatos diseñados por METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P., y/o a través de los canales de comunicación usados por la empresa para remitir dichos formatos.
Para los datos recolectados con antelación a la expedición del Decreto 1377 de 2013, en caso de no recibir manifestación por parte del titular en un término de treinta (30) días luego de enviada la comunicación por los medios efectivos, la empresa entenderá que está autorizada para continuar con el tratamiento de sus datos personales, hasta que el titular de los datos no se manifieste expresamente en forma contraria, conforme al artículo 10 numeral 4 del Decreto 1377 de 2013.
Para que los Titulares de la información, puedan realizar peticiones, consultas y reclamos, conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización concedida o solicitar prueba de la misma y en general ejercer sus derechos, se ha dispuesto la dirección de correo electrónico: metrogas@metrogassaesp.com, o por medio escrito a la, calle 31a # 26 -15 oficina 504 de Floridablanca, dirigido a Servicio al Cliente, o al teléfono (037) 6384935.
El área responsable de dar trámite a las consultas o reclamos es Servicio al Cliente.
Consultas: Los titulares pueden consultar la información personal que repose en cualquier base de datos administrada por METROGAS DE COLOMBIA S.A. E.S.P. Para ello el responsable o encargado del tratamiento deberá entregar toda la información que se tenga relacionada con el titular de los datos.
Término: Las consultas deberán ser atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: Podrán presentar un reclamo el titular o sus herederos que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan que hay un presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la ley.
Requisitos para presentar reclamos:
Si el reclamo resulta incompleto: se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Si transcurrido dos (2) meses el interesado no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si el reclamo está completo: Una vez recibido el reclamo y más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haberlo recibido, se incluirá en la base de datos con una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá permanecer hasta que el reclamo sea decidido.
Término: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, lo cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:
Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio:
El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo dispuesto en la presente política
De acuerdo con la autorización entregada, la información y datos suministrados podrán ser objeto de transmisión y/o transferencia a terceros países, para la ejecución de las actividades relacionadas con la sociedad y/o con el tratamiento descrito en estas Políticas.
Para la transferencia y transmisión internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, el artículo 24 del Decreto 1377 del 2013 y el Capítulo Tercero del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Los cambios sustanciales a la presente Política de Tratamiento de Datos serán comunicados a los titulares al momento de su implementación. No obstante, en aquellos cambios que correspondan la finalidad del tratamiento de los datos personales, será necesario obtener una nueva autorización de su titular.
